ترغب المنظمة الدولية للهجرة في السودان بتعيين مساعد تنفيذي
تفاصيل الوظيفة:
المسمى الوظيفي: مساعد تنفيذي
مركز العمل: الخرطوم ، السودان
نوع التعيين: محدد المدة لسنة واحدة مع إمكانية التمديد
تاريخ البدء المقدر: في أقرب وقت ممكن
تاريخ الإغلاق: 08 نوفمبر 2020
نبذة عن المنظمة :
تأسست المنظمة الدولية للهجرة في عام 1951 ، وهي المنظمة الحكومية الدولية الرائدة في مجال الهجرة وتعمل بشكل وثيق مع الشركاء الحكوميين والحكوميين الدوليين وغير الحكوميين. المنظمة الدولية للهجرةمكرسة لتعزيز الهجرة الإنسانية والمنظمة لصالح الجميع. يفعل ذلك من خلال توفير
الخدمات والمشورة للحكومات والمهاجرين.
المهام / المسؤوليات الأساسية:
أ) تقديم الدعم للكوم
1. تنسيق مواعيد COM ، والحفاظ على جدول أعمالها محدثًا ، والترتيب لذلك
الاجتماعات داخل وخارج المنظمة ، واستقبال الزوار ، ووضعها وفرزها
المكالمات الهاتفية والرد على الاستفسارات بحذر.
2. الحفاظ على إجراءات البروتوكول وقاعدة بيانات محدثة لجهات الاتصال بالمسؤولين الحكوميين ،
أعضاء الكيانات الدبلوماسية ووكالات الأمم المتحدة والشركاء الآخرين.
3. المساعدة في ترجمة الوثائق الرسمية الموجهة إلى COM من العربية إلى
الإنجليزية.
4. التعامل مع اللوجستيات لجميع واجبات السفر في COM ، بما في ذلك إعداد المساعدة الفنية ، والأمن طلب تخليص ، طلب تأشيرة ، حجز فندق ، حساب DSA ، طبي إعداد مطالبة المقاصة والمصروفات واتخاذ الترتيبات اللازمة في التنسيق مع وحدة سفريات البعثة والوحدات الأخرى ذات الصلة.
5 .استلام وإدارة المراسلات الواردة اليومية ، والبريد ، وجميع الوثائق موجهة إلى COM ؛ قراءة المحتوى وتحليله من أجل تحديد أهميته وإبلاغ COM وفقًا لذلك.
6. التنسيق مع PSU والزملاء الآخرين حسب الاقتضاء لضمان أن COM لديه كل
الوثائق الضرورية ونقاط الحديث لجميع الاجتماعات الأبدية.
7. التنظيم والتنسيق والاتصال مع IOM HQ ، RO ، والمكاتب الفرعية ، ومديري البرامج ،
شركاء جامعة الأمير سلطان والمنظمة الدولية للهجرة حسب الاقتضاء في رحلات COM (داخل وخارج السودان) والتأكد من أن COM لديه جميع الوثائق والمعلومات اللازمة لكل حدث.
8. إعداد وتحرير المستندات التجارية والمراسلات والتوجيهات نيابة عن COM لتوقيعها والمتابعة عند الحاجة.
9. فحص المستندات المقدمة إلى COM لتوقيعها للتحقق من التوقيعات ذات الصلة
والوثائق الداعمة موجودةو مهام الإدارة والتنظيم.
10. خذ محضر اجتماع الإدارة العليا. متابعة تنفيذ
قرارات COM والتأكد من أن جميع المتطلبات الإدارية قد تم تم الوفاء بها وتنسيقها حسب الضرورة.
11. التعامل مع الإعداد اللوجستي وتنفيذ جميع ورش العمل الإدارية ، الندوات وحفلات الاستقبال ، بالإضافة إلى المساعدة في تنظيم الأحداث الأخرى مثل وكذلك إعداد التكلفة التقديرية لكل حدث لإدراجها في الميزانية و طلبات التمويل
12. فحص صندوق بريد المنظمة الدولية للهجرة في السودان وتوزيع رسائل البريد الإلكتروني على الموظفين المعنيين
13. ترتيب وإعداد جميع المكالمات الجماعية.
14. الإشراف على عمل موظف استقبال المنظمة الدولية للهجرة السودان.
ج) مهام أخرى
15. الحفاظ على سرية الأمور كما تحددها متطلبات البعثة والمنظمة الدولية للهجرة
المصادر.
16. أداء أي مهمة أخرى ذات صلة قد يتم تعيينها.
المؤهلات والخبرة المطلوبة:
التعليم:
• شهادة جامعية في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة مع ست سنوات من الخبرة في
المهام الإدارية العامة.
الخبرة:
أ) خبرة في صياغة وإعداد المراسلات الواضحة والموجزة.
ب) خبرة في العمل في منظمة دولية ميزة.
ج) مستوى عالٍ من الإلمام بالحاسوب ، خاصة في برامج Microsoft مثل Excel
د) التنسيق مع المؤسسات الوطنية والإقليمية والدولية.
اللغات:
مطلوب إجادة اللغة الإنجليزية والعربية.
كيفية التقديم:
المرشحين المهتمين مدعوون لإرسال سيرتهم الذاتية عبر البريد الإلكتروني: sudanhrdept@iom.int
سيتم الاتصال فقط قائمة المرشحين المختصرة.
تعليقات
إرسال تعليق